La comunicazione unificata, nota con il termine inglese di Unified Communication, rappresenta una delle tecnologie destinate a cambiare il modo di lavorare nei prossimi anni. Si tratta, infatti, della convergenza, in tempo reale, tra le applicazioni IT aziendali e le soluzioni di comunicazione. Questo significa che tutte le informazioni in transito in un’azienda convergono in un unico canale di comunicazione, con un impatto diretto sulla produttività. La Unified Communication offre la capacità di migliorare in misura significativa il modo in cui individui, gruppi e aziende interagiscono e lavorano insieme.

L’utilizzo del protocollo IP, attraverso il quale trasmettere e ricevere voce, video e dati, comporta una radicale trasformazione della comunicazione: se tutto il traffico è codificato con il medesimo protocollo risulta più semplice interfacciare applicazioni e servizi di natura diversa. Saper gestire questo delicato processo significa, in primo luogo, condividere le informazioni in funzione del device collegato e delle esigenze dell’utilizzatore. I singoli utenti non devono più dedicare risorse a “trasformare” le informazioni, ma possono disporne in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione. Il contatto è possibile attraverso un unico indirizzo: è sufficiente un solo numero telefonico o un solo account internet. La comunicazione unificata consente la totale integrazione tra i dispositivi di comunicazione (telefoni, messaggeria vocale e video) e quelle di collaborazione (posta elettronica, messaggistica istantanea e calendario elettronico). Operando su protocollo IP, inoltre, l’utente può agire indipendentemente dal media utilizzato, localizzando i contatti attraverso il dispositivo idoneo. Condivisione delle informazioni e facilità di accesso semplificano la collaborazione e massimizzano la produttività, con intuibili vantaggi economici. Senza dimenticare che una connessione sicura e non strettamente legata alla postazione di lavoro fissa è alla base del “telelavoro”, garantendo la possibilità, indipendentemente dal livello aziendale, di operare dall’abitazione o da qualunque località con gli stessi strumenti e le medesime informazioni di cui si dispone in ufficio.

Tutto questo si traduce in un incremento della produttività a qualunque livello. La cosiddetta micro-produttività si avvantaggia della possibilità, per i singoli utenti, di risparmiare tempo nello svolgimento delle proprie mansioni quotidiane, accedendo sia alle informazioni sia alle persone in modo rapido e flessibile. È così possibile passare dal semplice messaggio lasciato in segreteria all’instant messaging, ma anche dalle chiamate vocali individuali alle conference call o alle videoconferenze, con un unico dispositivo. Al crescere del numero di persone e dei dati coinvolti nel processo aumentano, in modo esponenziale, anche i vantaggi in termini di efficienza aziendale.

La Unified Communication consente di limitare eventuali ritardi dovuti all’isolamento dei canali di comunicazione garantendo l’interoperabilità delle applicazioni. La condivisione di strumenti di lavoro come calendari, mail e integrazioni con le directory aziendali, ad esempio, elimina la necessità di trascrivere o duplicare manualmente dati e informazioni evitando possibili errori e costi connessi.

Grazie ai sistemi di comunicazione unificata, le aziende possono beneficiare di vantaggi effettivi e misurabili proponendosi ai clienti più rapidamente e con costi operativi inferiori rispetto ai propri concorrenti.